Robotic Process Automation (RPA) : vers la comptabilité sans comptables ?

David Hatchuel – Associé Emerson Audit & Conseil

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Aujourd’hui, avec les technologies de RPA, des groupes comme Total, EDF, Engie ou Saint-Gobain testent et mettent en production la robotisation de leurs processus comptables : réconciliations des comptes bancaires, déclarations de TVA, saisie des factures fournisseurs… Le cyber-shoring devient une composante essentielle des modèles d’organisation des centres de services partagés comptables (CSP), au même titre que la délocalisation dans des pays comme l’Inde ou la Pologne dans le cadre d’off-shoring. Quels enseignements tirés des premiers retours d’expérience ? Quel est l’avenir des profils comptables et financiers face au déploiement généralisé et inéluctable de la RPA ?

Qu’est-ce que la RPA ?

Les logiciels de RPA répliquent les actions des êtres humains qui utilisent des systèmes informatiques pour réaliser des processus métier. La RPA reproduit des tâches humaines manuelles, répétitives et basées sur des règles standardisées. Elle donne naissance à un nouvel acteur de l’entreprise : le « digital worker » ou « collaborateur virtuel ». Dans un avenir proche, l’intelligence artificielle pourra prendre en charge des conversations avec des fournisseurs, des clients, des collaborateurs, grâce à la reconnaissance vocale ou textuelle. Ainsi, la RPA pourra même intégrer des chatbots1 capables, par exemple, de répondre aux mails des fournisseurs.

Parmi les principales technologies RPA rencontrées, on peut citer, à titre d’exemple : UiPath, BluePrism et Automation Anywhere. Ces solutions, initialement conçues pour réaliser des tests informatiques, ont peu à peu investi le champ de la robotisation des processus de gestion et permettent d’automatiser des processus RH, financiers ou commerciaux.

Quels sont les apports d’une démarche RPA ?

Les premières expérimentations de RPA comptable permettent de mieux appréhender les principaux bénéfices apportés :

  • Le robot, véritable « assistant personnel » à disposition des comptables, est mis en œuvre pour prendre en charge la plupart des tâches simples et chronophages. Il permet de faire gagner du temps aux équipes pour leur permettre de concentrer leurs travaux sur la gestion des exceptions, les contrôles et les analyses.
  • De forts gains de productivité sont effectivement observés sur les tâches volumineuses, standardisées et répétitives. Le robot assiste efficacement le comptable mais ne se substitue pas à lui. En effet, le robot parvient difficilement à opérer l’ensemble des tâches qui étaient auparavant effectuées par un collaborateur.
  • Là où une simple interface informatique se limite à un nombre restreint d’environnements, le robot est capable d’exécuter des séquences de tâches complexes en multi-environnements, avec par exemple l’utilisation concomitante de l’ERP, de la boîte mails et d’outils de scannérisation des factures.
  • La mise en place du robot favorise la standardisation et l’harmonisation des processus comptables de l’entreprise. La RPA permet de sécuriser la qualité des données en supprimant les erreurs manuelles et en systématisant les contrôles. Elle contribue également à réduire le risque de fraude, à renforcer la sécurité des opérations, la piste d’audit et le contrôle interne.
  • Bien accompagnées dans la conduite du changement, les équipes comptables se prennent vite au jeu et intègre facilement la RPA dans leur quotidien en instaurant un « dialogue » permanent avec le robot.

De manière générale, la démarche de RPA s’intègre dans une stratégie d’innovation et d’investissement sur le long terme. Elle participe à la transformation de l’entreprise, à l’amélioration de la qualité des données, à l’optimisation des performances et à un meilleur respect des normes en vigueur. Elle contribue à assurer un meilleur contrôle des process ainsi qu’un meilleur pilotage des risques financiers et opérationnels.

Quels sont les facteurs de complexité à prendre en compte ?

Les points de vigilance mis en avant par les utilisateurs sont les suivants :

  • La RPA comptable ne peut être mise en place que sur des processus déjà standardisés ;
  • À l’issue de la mise en production, le travail de supervision du ou des robot(s) représente une charge qui ne doit pas être sous-estimée ;
  • Une fois le robot mis en place sur un process autonome, le projet se poursuit, car il faut également prévoir d’intégrer les tâches robotisées dans l’ensemble des process et des systèmes d’information de l’entreprise ;
  • Pour faire face à d’éventuels dysfonctionnements du robot, il est nécessaire de conserver un support opérationnel solide et disponible très rapidement. Le département qui déploie des process robotisés doit s’organiser pour assurer la conservation des savoirs théoriques et pratiques au sein des équipes, qui doivent être capables de prendre le relai en cas de besoin. Cela suppose de bien maîtriser la séquence et la finalité des tâches traditionnellement exécutées par le robot ;
  • Enfin, des limites techniques peuvent également apparaitre : certains sites internet ou certains environnements informatiques, comme les serveurs virtuels, peuvent parfois faire obstacle au robot pour accomplir des tâches de collecte ou de saisie de données.

Un combat inégal ?

D’un côté l’homme : faillible, hostile aux changements, sujet aux maladies, aux accidents et au vieillissement…

De l’autre les robots et l’intelligence artificielle : infatigables (ils peuvent travailler 24/24h 7/7j), capables d’auto-apprentissage avec le « machine learning » ; ils nous surpassent déjà aux échecs, en culture générale, pour réaliser des diagnostics médicaux ou du trading sur les marchés financiers…

Une nécessaire évolution des compétences

Selon une étude publiée dans « The Gardian »2, le pourcentage de comptables dans la population active est en forte croissance depuis 2001. Toutefois, à en croire certains sites internet3, les comptables et les auditeurs ont 94 % de chance de voir leur métier totalement automatisé et robotisé dans les quinze prochaines années…

Avant d’envisager une reconversion totale dans l’art ou la gastronomie, les profils comptables et financiers doivent voir la RPA comme une opportunité pour enrichir leur métier et accompagner la transformation digitale de leur entreprise.

  • Conduire les projets de robotisation comptable

Quels processus robotiser en priorité, quelle gouvernance mettre en place, comment intégrer les robots dans le paysage applicatif existant, comment intégrer les contraintes sociales, fiscales, techniques, réglementaires ? Un projet de robotisation comptable soulève un grand nombre de sujets transverses et nécessite une forte coordination. En tant que chef de projet, le financier peut jouer un rôle majeur pour accompagner le déploiement de la RPA. Dès le lancement du projet, il doit s’attacher à définir les objectifs, identifier le périmètre des processus à robotiser, choisir le pilote, organiser la gouvernance avec la direction des systèmes d’information, impliquer le contrôle interne et anticiper les messages sociaux avec les ressources humaines. Lors de la phase de mise en œuvre, il s’agit de définir, concevoir et expliciter les schémas comptables, tester les résultats obtenus par les traitements robotisés ou encore améliorer les interfaces entre les différents systèmes d’information et les robots. Pour accompagner la transformation de l’organisation, des processus et des outils, il est indispensable, au-delà des compétences techniques, de développer des qualités comme le leadership, l’empathie, la capacité à collaborer et à communiquer, ou à faire preuve de courage ! Des aptitudes proprement humaines… jusqu’à preuve du contraire.

  • Accompagner les métiers

Avec un état d’esprit « centré client », les financiers de demain devront s’adapter aux nouveaux besoins des services qui « consomment » les données financières : dirigeants, managers, contrôleurs de gestion, consolideurs, autorités de contrôle…

Selon l’auteur américain Dov Seidman : « Nous sommes passés d’une économie industrielle – où on embauchait des bras – à une économie de la connaissance – où on embauchait des têtes – et maintenant à une économie humaine – où on embauche des cœurs ».

Véritables « business coach », les profils financiers pourront profiter de la RPA pour se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée : accompagner les métiers dans l’analyse et le pilotage de la performance, en aidant les opérationnels à identifier les leviers de création de la valeur et en favorisant le dialogue de gestion avec tous les acteurs de l’entreprise.

  • Devenir l’architecte des données financières

La RPA s’accompagnera d’une montée en compétence des profils financiers sur l’analyse et l’interprétation d’importants volumes de données. Les professionnels du chiffre devront renforcer et élargir leurs connaissances théoriques et développer une agilité accrue sur les sujets digitaux. A ce titre, on observe que certaines directions financières ont d’ores et déjà lancé d’ambitieux programmes de formation en partenariat avec des écoles de commerce et d’ingénieurs prestigieuses. Il s’agit de promouvoir de nouvelles méthodes de travail collaboratives, de renforcer les compétences des équipes en statistiques et en analyse de données (data analytics), mais aussi en marketing et design d’expérience (user experience design). Un vrai bouleversement ? Pas forcément : les comptables ne sont-ils pas déjà, par vocation, des experts de la donnée ?

À PROPOS DE L’AUTEUR

David Hatchuel est associé au sein du Cabinet Emerson Audit & Conseil. Diplômé du Master Banque et Finance de Dauphine et d’expertise comptable, il accompagne la transformation digitale des directions financières dans leurs projets d’évolution des systèmes d’information, d’amélioration de l’efficacité des fonctions financières et de pilotage de la performance. Mais qui sait, cet article a-t-il peut-être été rédigé par un robot ?

À PROPOS D’EMERSON AUDIT ET CONSEIL

Constitué d’une équipe de 100 personnes, Emerson Audit & Conseil couvre à la fois les métiers de l’expertise comptable, de l’audit et du conseil. Le cabinet, en fort développement, accompagne les Directions Financières de tailles et de secteurs très diversifié(e)s, à la fois au travers de missions d’assistance fonctionnelle et de missions de gestion de projets de transformation et d’amélioration des organisations et des systèmes d’information.

Pour plus d’information :
dhatchuel@emerson-groupe.com
+33 (0) 6 63 49 43 84

Emerson Audit & Conseil
48, rue Cardinet
75017 Paris


Notes

1 Le chatbot, connu aussi sous le nom d’agent conversationnel, est un logiciel programmé pour simuler une conversation en langage naturel.

2 https://www.theguardian.com/business/2015/aug/17/technology-created-more-jobs-than-destroyed-140-years-data-census

3 https://willrobotstakemyjob.com/

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